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La demande d’extrait KBIS d’une société

La demande d’extrait KBIS d’une société

Concernant uniquement les sociétés et entreprises commerciales, l’extrait KBIS permet de justifier l’existence juridique d’un établissement. Structures concernées, contenu et demande d’extrait KBIS pour une société : découvrez tout ce qu’il faut savoir.

Quelles entreprises ont besoin d’un extrait KBIS ?

En France, toutes les personnes physiques et morales exerçant une activité commerciale ont l'obligation d'être immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Cette démarche – devant être réalisée entre le mois qui précède le début de l'activité et les 15 jours qui le suivent – permet la délivrance d'un extrait KBIS à la société. Ce document concerne donc :

  • les entreprises individuelles exerçant une activité commerciale, à l'image des micro-entrepreneurs, des Entreprises individuelles à responsabilité limitée (EIRL) et des Entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL) ;
  • les sociétés commerciales, telles que les Sociétés à responsabilité limitée (SARL), les Sociétés anonymes (SA), les Sociétés par actions simplifiées (SAS) et les Sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU) ;
  • les Sociétés en nom collectif (SNC) ;
  • les sociétés avec commanditaire : Sociétés en commandite par actions (SCA) et Sociétés en commandite simple (SCS) ;
  • les groupements économiques : Groupements d'intérêt économique (GIE) et Groupements européens d'intérêt économique (GEIE) ;
  • les sociétés civiles, dont les Sociétés civiles professionnelles d'avocats (SCP d'avocats) ;
  • mais également les Sociétés européennes (SE), les associations sans but lucratif ayant émis des obligations, les Sociétés à prépondérance immobilière à capital variable (SPPICAV) ou encore les Établissements publics français à caractère industriel et commercial (EPIC).
Bon à savoir : l’immatriculation au RCS doit être réalisée pour chaque établissement dont dispose la société. Il sera donc possible d'obtenir un extrait KBIS pour l'entreprise principale, mais aussi pour le ou les établissements secondaires.

Pourquoi demander un extrait KBIS pour sa société ?

Considérée comme la carte d’identité d’une société, l’extrait KBIS est le seul document officiel justifiant l’existence juridique d’une entreprise commerciale. À ce titre, de nombreuses raisons justifient une demande d’extrait KBIS, que ce soit pour sa propre société ou pour une structure tierce.

  • Souscrire un contrat professionnel: le plus souvent, l’entreprise doit obligatoirement présenter un extrait KBIS si elle souhaite souscrire un contrat en son nom, notamment pour une assurance, un bail commercial ou de la téléphonie par exemple.
  • Ouvrir un compte bancaire: la banque demande également systématiquement un extrait KBIS récent à l’entreprise si celle-ci souhaite ouvrir un compte bancaire professionnel.
  • Commander des fournitures : un extrait KBIS est exigé si l’entreprise commerciale achète des fournitures et/ou du matériel à un fournisseur professionnel.
  • Répondre à un appel d’offres : la loi Pacte ayant modifié les règles entourant l’extrait KBIS, l’entreprise n’a plus besoin de fournir ce document pour candidater à un marché public. Il peut néanmoins être demandé dans le cas d’un appel d’offres privé.
  • Se renseigner sur l’entreprise: la demande d’extrait KBIS peut également être formulée par un tiers afin d’avoir connaissance des caractéristiques (statut juridique, adresse, représentant légal, etc.) et de la situation juridique (sauvegarde, liquidation, etc.) de l’entreprise. Ces informations peuvent, par exemple, intéressées un fournisseur, un investisseur ou même un concurrent.
À noter : si ce document est exigé, par l’administration ou par un fournisseur par exemple, l’entreprise devra généralement fournir un extrait KBIS de moins de 3 mois.

Que contient l’extrait KBIS d’une entreprise ?

L’extrait KBIS d’une société regroupe toutes les informations relatives à l’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il s’agit ainsi de renseignements de nature publique, consultables par tous, tels que :

  • la dénomination sociale de l'entreprise ;
  • son numéro SIREN et son code APE ;
  • sa forme juridique ;
  • le montant de son capital social ;
  • sa date de création ;
  • l'identité de ses responsables légaux ;
  • ou encore sa situation au regard d'éventuelles procédures collectives (sauvegarde, redressement et liquidation judiciaire).

Comment obtenir l’extrait KBIS d’une société ?

Après avoir demandé son immatriculation au RCS, l'entreprise reçoit un premier extrait KBIS par courrier, preuve de l'existence juridique de l'établissement.

Par la suite, il existe plusieurs solutions pour faire une demande d’extrait KBIS pour sa société ou pour une entreprise tierce.

  • Le site MonIdenum: à condition d’avoir activé son identité numérique officielle, le représentant légal de l’entreprise – dont le nom figure au RCS – peut obtenir gratuitement un extrait KBIS sur cette plateforme, mais uniquement pour sa propre société.
  • Le greffe du Tribunal de commerce : en charge du RCS, le greffe est en mesure de délivrer l’extrait KBIS d’une société à n’importe qui (représentant légal ou tiers). La demande est payante et le document peut être remis en main propre ou envoyé par courrier.
  • Le site Infogreffe : regroupant les informations collectées par les greffes des Tribunaux de commerce, Infogreffe.fr permet de demander l’extrait KBIS d’une entreprise en ligne. En plus d’avoir le choix du mode de transmission (voie électronique ou postale), le site permet de s’abonner à un service d’envoi périodique.
  • Les plateformes intermédiaires : vous pouvez également déléguer votre demande d’extrait KBIS à un prestataire privé, tel que DocumentKBIS. De la sorte, vous n’avez rien à faire et pouvez recevoir rapidement le KBIS de l’entreprise de votre choix.