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L’extrait KBIS a-t-il une valeur juridique ?

L’extrait KBIS a-t-il une valeur juridique ?

Bien qu’il ne concerne que les activités immatriculées au Registre du commerce et des sociétés, l’extrait KBIS a une réelle valeur légale puisqu’il est l’unique document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est généralement exigé pour accomplir de nombreuses démarches du quotidien (commande à un fournisseur, souscription d’un contrat, etc.).

Pourquoi le KBIS prouve l’existence juridique d’une entreprise ?

En France, l'extrait KBIS est l'unique document officiel qui prouve l'immatriculation d'une entreprise au RCS (Registre du commerce et des sociétés), une démarche obligatoire pour les sociétés et entreprises commerciales. Par conséquent, le KBIS atteste que l’entreprise est à jour de cette obligation et qu’elle existe réellement. Sa valeur juridique est d’ailleurs attestée par le greffe du Tribunal de commerce, en charge de la gestion du RCS et de la délivrance des extraits KBIS.

Souvent considéré comme la carte d'identité de l'entreprise, l'extrait KBIS atteste également de l'identité juridique et de l'existence légale d'une activité immatriculée au RCS, qu'il s'agisse d'une personne physique (entrepreneur individuel par exemple) ou d'une personne morale (SARL, EURL, etc.). À ce titre, il mentionne toutes les principales informations déclarées au Registre du commerce et des sociétés. Notez d’ailleurs qu’il fait notamment apparaître le nom du greffier du Tribunal de commerce ayant signé l'immatriculation de l’entreprise.

Quelle sanction en l’absence d’immatriculation et d’extrait KBIS ?

Pour une société ou une entreprise commerciale, l'absence d'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés est considérée comme étant du travail dissimulé. Non seulement le représentant légal de l’entreprise ne disposera pas d’extrait KBIS, mais il s’expose aussi à une amende de 45 000 € et à une peine d’emprisonnement de 3 ans. Sachez d’ailleurs que l’immatriculation au RCS doit obligatoirement être réalisée au plus tard dans les 15 jours suivant le début effectif de l’activité. Elle peut être effectuée :

  • auprès de la Chambre de commerce et d’industrie (CCI), notamment lors de votre déclaration de début d’activité ;
  • au greffe du Tribunal de commerce dont dépend l’entreprise ;
  • sur la plateforme Infogreffe.fr.

Si votre société dispose bien d'un extrait KBIS, mais que celui-ci fait apparaître des informations erronées, vous vous exposez également à des sanctions. Toute fausse déclaration au RCS peut entraîner une amende de 4 500 € et une peine de 6 mois d'emprisonnement, et ce, quel que soit l'objet du renseignement : le montant du capital social, l'identité du dirigeant principal, l'adresse de l'établissement, sa forme juridique ou encore son nom de domaine Internet. Enfin, notez que vous avez également l’obligation de déclarer au RCS les principales modifications de l’entreprise, notamment si vous souhaitez changer l’adresse sur votre KBIS suite à un transfert du siège social de la société.

Quelle valeur l’extrait KBIS a-t-il pour les tiers ?

En raison de sa valeur juridique attestée par le greffe du Tribunal de commerce, l’extrait KBIS d’une entreprise peut régulièrement être demandé par des tiers : l’administration, un fournisseur ou encore un prestataire par exemple. Il faut dire que ce document permet de se renseigner sur la société grâce aux nombreuses informations qu’il mentionne :

  • l’identité du dirigeant principal ;
  • l’adresse du siège et des établissements secondaires ;
  • le descriptif de l’activité ;
  • le montant du capital social ;
  • l'ancienneté de l'entreprise ;
  • l'historique des éventuelles procédures collectives (sauvegarde, redressement et liquidations judiciaires) ;
  • ou encore les références des autorisations obligatoires pour certaines professions réglementées (agrément, diplôme, etc.).

Grâce à tous ces renseignements attestant de l’identité légale d’une entreprise, l’extrait KBIS va permettre de connaitre la situation réelle de la société. À ce titre, ce document sera généralement utile pour :

  • réaliser une commande auprès d’un fournisseur, notamment pour s’assurer que l’entreprise ne fait pas l’objet d’une procédure collective ;
  • souscrire un contrat pour le compte de l’entreprise, telle qu’une assurance ou une prestation de services ;
  • participer à un appel d’offres privé, notamment pour vérifier que la nature de l’activité est conforme à l’objet du marché.
À noter : les informations figurant sur l’extrait KBIS sont de nature publique. N’importe quelle personne peut ainsi le consulter, le demander à l’entreprise ou en faire la demande au greffe du Tribunal de commerce ou sur Document.KBIS.com. Par exemple, un client est susceptible de le consulter pour s’assurer que l’entreprise existe bel et bien ou pour vérifier qu’elle dispose des autorisations nécessaires à l’exercice de sa profession.

Extrait KBIS : quelle est la durée de sa valeur légale ?

D’un point de vue théorique, un extrait KBIS a une durée de validité légale illimitée. En effet, les informations qu'il présente restent valables tant que les caractéristiques de l'entreprise figurant au RCS ne sont pas modifiées (capital social, identité du dirigeant principal, procédure collective, adresse, etc.).

En pratique cependant, un extrait KBIS de moins de 3 mois est généralement exigé par les interlocuteurs de la société (fournisseur, prestataire, administration, etc.), y compris si les caractéristiques de la société n’ont pas évolué depuis l’immatriculation au RCS. Cela permet de s’assurer que les renseignements inscrits sur le document sont à jour et reflètent la situation juridique réelle de l’entreprise.