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Pourquoi demander un extrait KBIS ?

Pourquoi demander un extrait KBIS ?

En plus d’être la preuve de l’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés, l’extrait KBIS renseigne sur la situation administrative et économique d’une entreprise commerciale. À ce titre, de nombreuses raisons peuvent vous amener à demander un extrait KBIS pour votre propre entreprise… ou pour une entreprise tierce.

Un extrait KBIS, c’est quoi ?

L'extrait KBIS est un document attestant qu'une entreprise est bien immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS), une démarche obligatoire pour toute activité de nature commerciale. Néanmoins, le nom de ce document va varier selon la forme juridique de l’entreprise en question. On parle :

  • d’extrait KBIS pour une personne morale, telle qu’une SARL, une EURL ou encore une SAS ;
  • d’extrait K pour une personne physique, tel qu’un entrepreneur individuel ou un micro-entrepreneur.

Véritable carte d'identité de la société, l'extrait KBIS est l'unique document officiel attestant de la légalité de l'entreprise et de son existence juridique. Dans cette optique, il regroupe toutes les principales informations permettant de caractériser et d'identifier l'entreprise en question :

  • sa dénomination sociale ;
  • son capital social ;
  • son numéro SIREN ;
  • l'adresse de son siège social ;
  • la nature de l'activité ;
  • l'identité des dirigeants et représentants légaux ;
  • ou encore l'historique des éventuels redressements et liquidations judiciaires.

À quoi sert un extrait KBIS ?

En tant que représentant d’une entreprise commerciale, un extrait KBIS peut vous être demandé par n'importe qui, dans la mesure où les informations qu'il contient sont de nature publique. Par conséquent, de nombreuses raisons peuvent vous amener à avoir besoin d’un extrait KBIS.

  • Justifier de l'existence de l'entreprise : comme nous l’avons évoqué, l’extrait KBIS est le seul document prouvant la légalité d’une société commerciale inscrite au Registre du commerce et des sociétés.
  • Ouvrir un compte bancaire : un extrait KBIS vous sera obligatoirement demandé si vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel pour le compte de votre entreprise ou même virer des fonds.
  • Souscrire un contrat professionnel : un extrait KBIS pourra également être exigé dès que vous souhaitez souscrire un contrat pour le compte de votre société. Cela peut notamment être le cas lors de la signature d’un bail commercial, d’une assurance ou encore d’un abonnement téléphonique.
  • Passer une commande à un fournisseur : le plus souvent, les distributeurs professionnels exigent de leurs clients – s’il s’agit d’entreprises commerciales – qu’ils fournissent un extrait KBIS lors de toute commande.
  • Répondre à un appel d’offres : il est obligatoire de fournir un extrait KBIS lors d’une candidature à un appel d’offres public. Cela peut d’ailleurs aussi être le cas pour un appel d’offres privé.
  • Attester de la situation de l'entreprise : l’extrait KBIS permet également de connaître la situation actuelle et passée d’une société. À titre d’exemple, il indique si l’entreprise est ou a été en situation de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.
  • Se renseigner : l’extrait KBIS peut également être demandé par un tiers n’étant pas le représentant légal de l’entreprise. Ainsi, un concurrent, un salarié ou encore un investisseur peut le consulter afin de se renseigner sur la société (situation administrative, montant du capital social, identité des dirigeants, etc.).

Quelle est la durée de validité de l’extrait KBIS ?

L’extrait KBIS est une photographie de la situation d’une entreprise commerciale à un instant T. Par conséquent, il n’a pas véritablement de durée de validité. D'ailleurs, toute modification d'un élément figurant sur l'extrait KBIS doit être déclaré sous un mois au greffe du Tribunal de commerce dont dépend l'entreprise. Cela peut notamment être le cas en cas de déménagement, de changement de dirigeants ou encore d'apport au capital social par exemple. Le document sera ainsi actualisé au fur et à mesure des événements impactant la vie de l’entreprise.

Malgré tout, il est important de garder un élément en tête : lorsque ce document est exigé, l’extrait KBIS devra le plus souvent dater de moins de 3 mois pour être valable. En raison des différentes modifications qui peuvent impacter la société, les fournisseurs, banques et autres organismes exigent en effet que ce justificatif soit récent. L'objectif ? Connaître la véritable situation administrative, légale et économique de l'entreprise.

Comment demander un extrait KBIS ?

Vous disposez de plusieurs solutions pour obtenir un extrait KBIS, que ce soit pour votre propre entreprise ou pour une entreprise tierce.

  • MonIdenum: après avoir activé votre identité numérique officielle, cette plateforme vous permet de télécharger gratuitement un extrait KBIS, mais uniquement pour votre propre entreprise.
  • Infogreffe : regroupant les informations collectées par les greffes des Tribunaux de commerce, ce site vous permet de recevoir un extrait KBIS payant par courrier ou par e-mail, et ce, pour votre entreprise ou pour une autre société.
  • Greffe du Tribunal de commerce : vous pouvez également contacter directement le greffe du Tribunal de commerce afin d’obtenir l’extrait KBIS de n’importe quelle société. Le document pourra vous être remis en main propre ou envoyé par courrier. Pensez néanmoins à vous adresser au greffe dont dépend l’entreprise que vous recherchez.
  • DocumentKBIS : en tant que prestataire privé, DocumentKBIS peut se charger de votre demande d'extrait KBIS à votre place. La plateforme contacte elle-même le greffe du Tribunal de commerce compétent et vous envoie ensuite par e-mail l'extrait KBIS demandé.