L’extrait KBIS : un justificatif de domiciliation de votre entreprise

Ouvrir un compte bancaire, passer une commande, souscrire un contrat de téléphonie… les sociétés doivent pouvoir justifier l’adresse de leur siège social en de nombreuses occasions. Preuve de votre immatriculation au RCS, l’extrait KBIS constitue un justificatif de domiciliation accepté par les tiers (clients, fournisseurs, etc.).

La domiciliation d’une entreprise, c’est quoi ?

Lors de la création d'une entreprise, qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale, vous devez choisir l'adresse de son siège social : il s'agit de sa domiciliation. Son choix est important car elle fera office d'adresse administrative, fiscale et juridique pour votre activité. D'un point de vue réglementaire, vous devez d'ailleurs opter pour le lieu qui concentre :

• la majeure partie de votre activité ;
• vos organes de direction ;
• la vie juridique de l'entreprise.

À ce titre, la domiciliation d’une entreprise va permettre de déterminer plusieurs choses.

• Les organismes auxquels l'entreprise est rattachée : le centre des impôts, la caisse sociale, le Centre de formalités des entreprises (CFE) ou encore le tribunal de commerce dont vous dépendez.
• Votre adresse de correspondance : l'information va également figurer sur l'ensemble des documents de la société, tels que ses contrats, ses devis, ses bons de commande et ses factures.
• L'image de la société : la domiciliation peut aussi avoir un impact sur votre image auprès de vos clients, fournisseurs et partenaires, mais également sur vos possibilités d'activité (dans le cadre d'un appel d'offre localisé par exemple).
• Le montant de vos impôts fonciers : sauf exception, chaque entreprise est soumise à la Cotisation foncière des entreprises, dont le montant est calculé par rapport à la valeur locative de votre lieu d’exercice, variable selon votre ville de domiciliation.

Où domicilier une entreprise ?

Vous disposez de plusieurs solutions pour domicilier une entreprise individuelle ou une société, que ce soit au début de votre activité ou en cas de transfert de votre siège social.

Domicilier une société chez son représentant légal

Vous pouvez tout d’abord choisir votre adresse personnelle comme domiciliation d’entreprise. Pour cela, il faut toutefois être le représentant légal de la société concernée. Cette solution n’est possible que pour :

• le micro-entrepreneur ;
• le gérant de SARL, d'EURL et de SNC ;
• le directeur général d'une SA ;
• le président d'une SAS.

De plus, la domiciliation d'une entreprise au domicile de son représentant légal ne peut se faire que si 3 conditions sont réunies :

• le représentant légal est propriétaire ou locataire du logement désigné comme siège social ;
• il s'agit de votre résidence principale, la domiciliation ne pouvant être réalisée à l'adresse d'une résidence secondaire ;
• aucune clause ne s'y oppose, que ce soit dans le bail d'habitation, le règlement de copropriété ou le règlement d'urbanisme.

Domicilier une entreprise dans des locaux dédiés

Si vous disposez d'un local en propre, vous pouvez domicilier votre entreprise à l'adresse de votre local. Il peut notamment s’agir :

• d’un local commercial (magasin, restaurant, etc.) ;
• d’un fonds de commerce ;
• d’un lieu de fabrication ;
• d’un cabinet (médecin, huissier, etc.) ;
• ou encore de bureaux.

Pour pouvoir désigner votre local comme siège social, vous devez néanmoins avoir signé un bail commercial ou professionnel. Le premier concerne les activités commerciales, artisanales et industrielles, le second s'applique principalement aux professions libérales.

Domicilier une entreprise via une société de domiciliation

Vous pouvez également choisir comme siège social l'adresse d'un cabinet de domiciliation : il s'agit d'un centre d'affaires dont l'activité est de fournir une adresse à plusieurs sociétés. Pour vous proposer ce service, la société de domiciliation commerciale doit respecter plusieurs règles :

• vous faire signer un contrat, dont la durée initiale ne peut pas être inférieure à 3 mois ;
• disposer d'un agrément préfectoral et en mentionner le numéro sur le contrat de location ;
• mettre à votre disposition une salle de réunion fermée, indispensable en cas de contrôle de l'administration ;
• gérer votre courrier selon les modalités fixées au contrat.

Domicilier une société au sein d’un espace partagé

La dernière option la plus courante est de domicilier votre entreprise au sein d'un espace de coworking. Les entreprises de coworking se distinguent des sociétés de domiciliation sur un point principal : elles ne disposent pas d'agrément préfectoral.

Pour y fixer votre siège social, vous devez impérativement signer un contrat de domiciliation d’une durée minimale de 3 mois. Celui-ci doit notamment indiquer :

• l’identité des parties ;
• les prestations fournies ;
• le tarif des services ;
• les obligations de l'entreprise domiciliée.

Pourquoi présenter un justificatif de domiciliation ?

Pour une entreprise, il est nécessaire de justifier de la domiciliation de son siège social en plusieurs occasions, notamment dans le cadre de ses démarches administratives. Un justificatif peut notamment vous être demandé pour :

• ouvrir un compte bancaire au nom de la société ;
• immatriculer un véhicule au nom de l’entreprise ;
• souscrire un contrat de prestation de services (électricité, téléphonie, Internet, etc.) ;
• postuler à un appel d’offres privé ;
• passer une commande auprès de fournisseurs professionnels ;
• contracter un crédit professionnel.

L’extrait KBIS est-il un justificatif de domiciliation ?

Oui, l’extrait KBIS constitue un justificatif de domiciliation de votre entreprise. Attestant de l'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS), ce document prouve l'identité juridique et l'existence légale de la société. À ce titre, le KBIS mentionne le siège social de l’entreprise, ainsi que l’adresse de ses éventuels établissements secondaires. Mais il répertorie également d’autres informations relatives à la société :

• sa raison sociale ;
• son SIREN ;
• le montant de son capital social ;
• sa forme juridique (EURL, SARL, etc.) ;
• sa date de création ;
• l'identité de son dirigeant ;
• ou encore le descriptif détaillé de son activité.

L'extrait KBIS a une réelle valeur légale car les informations qu'il mentionne sont certifiées par le Tribunal de commerce dont dépend l'entreprise. Il constitue donc un justificatif de domicile recevable pour les tiers (clients, fournisseurs, prestataires, partenaires, etc.).

Toutefois, l’extrait KBIS ne peut être délivré qu’aux entreprises immatriculées au RCS, à savoir les sociétés et les entreprises individuelles commerciales. Si ce n’est pas le cas de votre activité, d’autres documents peuvent faire office de justificatif de domicile :

• l’extrait D1 pour les entreprises artisanales immatriculées au Répertoire des métiers ;
• l’extrait K pour les micro-entreprises commerciales enregistrées au RCS ;
• l’extrait RSAC pour les agents commerciaux inscrits au RSAC (Registre spécial des agents commerciaux) ;
• un avis de situation au répertoire Sirene pour les activités libérales.

Quelle est la durée de validité du KBIS comme justificatif de domicile ?

Un extrait KBIS vous est remis suite à l’immatriculation de votre entreprise au RCS, celle-ci intervenant généralement suite à votre déclaration de début d’activité. En théorie, ce document n'a pas de durée de validité légale : vous pouvez donc présenter ce document comme justificatif de domicile à tout moment.

En pratique cependant, un extrait KBIS de moins de 3 mois est généralement exigé par vos interlocuteurs, notamment pour justifier de la domiciliation de votre entreprise. C’est également le cas si votre situation administrative n'a pas évolué depuis votre immatriculation au RCS.

Comment obtenir un extrait KBIS pour justifier sa domiciliation ?

Pour pouvoir présenter un justificatif de domiciliation actualisée, l’entreprise doit donc obtenir un nouvel extrait KBIS. Pour cela, vous disposez de plusieurs solutions.

• MonIdenum : la plateforme MonIdenum est un service d'authentification permettant aux personnes physiques de disposer d'une identité numérique officielle. Après avoir créé votre compte, vous pouvez rattacher votre ou vos sociétés à votre identité numérique. Vous pouvez ensuite télécharger gratuitement un extrait KBIS pour votre entreprise.
• Infogreffe.fr : vous pouvez aussi demander un extrait KBIS sur Info Greffe. Regroupant les renseignements collectés par les greffes des Tribunaux de commerce, ce site vous permet d'obtenir un KBIS payant, ainsi que d'autres informations (comptes annuels, statuts, privilèges et nantissements, etc.).
• Greffes : votre demande de KBIS peut être adressée au greffe de Tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Le document pourra vous être remis en main propre, par courrier ou par e-mail.
• DocumentKbis.com : vous pouvez enfin obtenir votre extrait KBIS sur DocumentKBIS. Cette plateforme simplifie vos démarches administratives et vous permet d'obtenir un justificatif de domicile officiel, et ce, en seulement quelques clics.