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KBIS introuvable : les 4 solutions à mettre en œuvre

KBIS introuvable : les 4 solutions à mettre en œuvre

Prouvant l’existence légale de l’entreprise, un extrait KBIS peut être demandé pour accomplir de très nombreuses démarches : acheter un bail commercial, passer une commande, souscrire une assurance ou encore participer à un appel d’offres. Toutefois, l’entreprise peut se trouver en difficulté si son extrait KBIS est introuvable. Vous êtes dans cette situation ? Il vous suffit de suivre 4 étapes pour retrouver le KBIS de votre société.

  1. Vérifier que votre entreprise peut avoir un extrait KBIS

Si vous ne trouvez pas votre KBIS, c’est peut-être tout simplement car votre entreprise ne peut pas disposer d’un tel document. En effet, l’extrait KBIS ne concerne que les sociétés et les entreprises commerciales ayant une personnalité morale. Vous pouvez ainsi avoir un KBIS si votre activité prend notamment la forme :

  • d'une entreprise personnelle avec une activité commerciale et une personnalité morale : Entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL) ou Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ;
  • d'une société commerciale : Société à responsabilité limitée (SARL), Société anonyme (SA), Société par actions simplifiées (SAS) ou encore Société par actions simplifiées unipersonnelles (SASU) ;
  • d’une Société en nom collectif (SNC) ;
  • d’une société avec commanditaire : Société en commandite par actions (SCA) ou Société en commandite simple (SCS) ;
  • d’un groupement économique : Groupement d'intérêt économique (GIE) ou Groupement européen d'intérêt économique (GEIE) ;
  • ou encore d’une société civile.
  1. S’assurer de l’immatriculation au RCS

Votre entreprise dispose de l’une des formes juridiques précédemment listées ? Si votre extrait KBIS est introuvable, c’est peut-être car vous ne vous êtes pas immatriculé au Registre du commerce et des sociétés (RCS). En effet, le KBIS constitue la preuve de l’enregistrement au RCS et ne peut être délivré qu’une fois cette formalité accomplie. Notez d’ailleurs que l’immatriculation doit obligatoirement intervenir au plus tard dans les 15 jours qui suivent le début de l’activité.

Pour vous en assurer, vous pouvez utiliser le site Infogreffe.fr afin de vérifier que votre entreprise est immatriculée au RCS. Après avoir indiqué une information relative à votre société (SIREN, dénomination sociale, nom du dirigeant, etc.), il vous suffit de consulter les résultats de recherche pour voir si votre entreprise est inscrite au Registre du commerce et des sociétés. Dans le cas contraire, vous devez au plus vite transmettre votre formulaire d’immatriculation au greffe du Tribunal de commerce dont la société dépend.

  1. Faire une demande d’extrait KBIS

Si votre entreprise est bien immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS), vous avez dû recevoir un premier extrait KBIS lors de la création de l’activité. Si vous avez perdu votre KBIS, vous pouvez néanmoins en demander un nouveau. Vous disposez d’ailleurs de plusieurs solutions pour l’obtenir.

  • MonIdenum: cette plateforme permet au représentant légal de l’entreprise d’obtenir un extrait KBIS gratuit. Pour cela, il est nécessaire d’activer votre identité numérique officielle, avant de télécharger le document en ligne.
  • Le greffe du Tribunal de commerce : vous pouvez également faire une demande de KBIS au greffe dont dépend votre entreprise. Le document pourra vous être remis en main propre (comptez 2,69 €) ou envoyé par courrier (4,03 €).
  • Infogreffe.fr: vous avez aussi la possibilité d’obtenir un extrait KBIS en ligne sur Infogreffe, la plateforme regroupant toutes les informations collectées par les greffes. Il vous en coûtera 3,37 € pour un envoi électronique (téléchargement ou par e-mail) et 4,03 € pour un envoi postal.
  • Document KBIS : en tant que service privé d'assistance, DocumentKBIS peut réaliser votre demande de KBIS à votre place et vous le transmettre par e-mail dans les plus brefs délais.
  1. Présenter un autre document que le KBIS

En revanche, si votre entreprise n’a pas l’obligation de s’immatriculer au Registre du commerce et des sociétés, vous ne disposez pas d’extrait KBIS. Cela peut d’ailleurs poser problème car certains tiers sont susceptibles de vous demander ce document dans le cadre de vos démarches : commande auprès d’un fournisseur, souscription d’un contrat professionnel ou encore candidature à un appel d’offres privé.

Heureusement, vous pouvez présenter un autre document que le KBIS pour accomplir ces différentes formalités, dont la nature va dépendre de votre activité et de la forme juridique de votre entreprise.

  • Vous êtes artisan : contrairement aux commerçants qui disposent d’un extrait KBIS, les artisans ont un extrait D1. Pour l’obtenir, l’entreprise doit être immatriculée au Répertoire des métiers (RM) et en faire la demande à la Chambre de métiers et de l’artisanat (CMA) dont elle dépend.
  • Vous êtes agent commercial : vous avez l’obligation d’immatriculer votre activité au RSAC (Registre spécial des agents commerciaux) et non au RCS. De la sorte, vous obtenez un extrait RSAC vous permettant d’accomplir vos formalités. Pour cela, il vous faut envoyer le formulaire AC0 (Cerfa 13847) au greffe du Tribunal de commerce dont vous dépendez.
  • Vous êtes auto-entrepreneur commerçant : contrairement aux sociétés, votre activité dispose d’une personnalité physique. Pour l’auto-entrepreneur, c’est donc l’extrait K qui lui permet de réaliser ses différentes démarches et non l’extrait KBIS. Il ne peut toutefois être obtenu que suite à l’immatriculation de votre auto-entreprise au RCS.
  • Vous êtes un professionnel libéral : les libéraux avec une personnalité physique n’ont pas besoin de s’immatriculer au RCS, au RM, ni au RSAC. Ils peuvent toutefois prouver l’existence légale de leur activité en présentant un avis de situation Sirene. Celui-ci peut être obtenu sur le site de l’INSEE, à condition de bien avoir déclaré son début d’activité.
Bon à savoir : le KBIS est remplacé par le SIREN pour certaines démarches. À compter du 23 novembre 2021, l’extrait KBIS ne sera plus demandé aux entreprises pour réaliser 55 démarches, y compris à celles qui sont immatriculées au RCS. À la place, il suffira de communiquer son numéro SIREN. C’est le cas notamment pour l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la participation à un marché public ou encore une demande d’inscription à l’INPI.