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Quelles sociétés sont concernées par l’extrait KBIS ?

Quelles sociétés sont concernées par l’extrait KBIS ?

Bien que l’extrait KBIS soit régulièrement demandé aux professionnels, ce document ne concerne pas toutes les activités. En effet, seules les entreprises immatriculées au RCS peuvent disposer d’un KBIS. Découvrez les sociétés qui ont un extrait KBIS et les alternatives pour les entreprises qui n’en ont pas.

Toutes les entreprises ont-elles un extrait KBIS ?

Non, seules les entreprises immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS) peuvent disposer d’un extrait KBIS. En effet, ce document est en réalité un extrait d’immatriculation au RCS. Par conséquent, l’extrait KBIS ne concerne que les activités qui ont l’obligation d’être enregistrées à ce registre. C’est notamment le cas :

  • de certaines entreprises individuelles commerciales: Entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL) et Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ;
  • des sociétés commerciales : Société anonyme (SA), Société à responsabilité limitée (SARL), Société par actions simplifiée (SAS) et Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ;
  • des sociétés en commandite: Société en commandite par actions (SCA) et Société en commandite simple (SCS) ;
  • des Sociétés en nom collectif (SNC) ;
  • des Sociétés civiles: Société civile immobilière (SCI) ou Société civile professionnelle (SCP) par exemple ;
  • des groupements économiques : Groupement d'intérêt économique (GIE) et Groupement européen d'intérêt économique (GEIE) ;
  • et de diverses autres structures : Société à prépondérance immobilière à capital variable (SPPICAV), Société européenne (SE) ou encore association qui émet des obligations.
Bon à savoir : bien qu’il soit immatriculé au RCS, un micro-entrepreneur avec une activité commerciale ne dispose pas de KBIS. En effet, l’extrait KBIS d’un auto-entrepreneur est appelé extrait K. Ces deux documents ont néanmoins la même valeur.

Comment savoir si une entreprise est concernée par l’extrait KBIS ?

Vous devez consulter le RCS pour savoir si une activité est concernée par l’extrait KBIS. Pourquoi ? Tout simplement car, comme nous l’avons déjà vu, seules les entreprises immatriculées au Registre du commerce et des sociétés peuvent disposer d’un extrait d’immatriculation. Pour cela, vous devez tout d’abord connaître une information relative à la société en question, tel que son SIRET, son SIREN ou encore le nom de son dirigeant. Ensuite, il vous suffit d’indiquer ce renseignement dans la barre de recherche :

  • du site DocumentKBIS.com, une plateforme d’assistance pour recevoir un extrait KBIS ;
  • du site Infogreffe.fr, une plateforme regroupant les informations collectées par les greffes des Tribunaux de commerce, ces derniers étant en charge du RCS.

 En fonction des résultats, deux situations sont possibles :

  • l’entreprise dispose d’un extrait KBIS si elle figure dans les résultats de recherche ;
  • l’entreprise n’est pas concernée par le KBIS si elle n’est pas dans les résultats ;
  • vous avez commis une erreur dans la désignation de l’entreprise (mauvais numéro SIREN par exemple).

Entreprise non concernée par le KBIS : quelle alternative ?

Les entreprises qui ne sont pas immatriculées au Registre du commerce et des sociétés ne peuvent donc pas disposer d’extrait KBIS. Malgré tout, elles peuvent prouver l’existence légale de leur activité d’une autre façon, notamment à l’aide d’un extrait d’immatriculation différent.

  • Vous êtes artisan: l’extrait KBIS d’un artisan est appelé extrait D1. Il est remis suite à l’immatriculation de votre entreprise au Répertoire des métiers (RM).
  • Vous êtes agent commercial : vous avez l’obligation d’être enregistré au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC). Par conséquent, vous êtes concerné par l’extrait RSAC et non par l’extrait KBIS.
  • Vous êtes libéral : à l’exception de ceux qui exercent leur activité sous la forme d’une société (SCP, SEL, SARL, etc.), les professions libérales n’ont pas d’extrait KBIS. Elles peuvent néanmoins télécharger un avis de situation au répertoire Sirene, sur le site de l'INSEE, pour attester de leur situation auprès de tiers (client, fournisseur, etc.).

Pourquoi les sociétés ont-elles besoin d’un extrait KBIS ?

Considéré comme la carte d’identité d’une activité, l’extrait KBIS permet de connaître la situation d’une entreprise immatriculée au RCS et de s’assurer de son existence légale. Ainsi, l’administration et les fournisseurs d’une société sont susceptibles de lui demander son KBIS en de nombreuses occasions afin d’avoir davantage de renseignements à son sujet.

  • Pour passer une commande : en règle générale, les fournisseurs professionnels d'une entreprise vont exiger son extrait KBIS, notamment pour vérifier qu'elle n'est pas engagée dans une procédure collective (redressement judiciaire par exemple).
  • Pour souscrire un contrat : si vous souhaitez souscrire une assurance ou signer un contrat de prestation de services pour le compte de votre entreprise par exemple, vous avez l'obligation de présenter un extrait KBIS récent à votre interlocuteur.
  • Pour candidater à un appel d’offres : bien que le numéro SIRET ait remplacé le KBIS pour les marchés publics, vous avez toujours besoin d’un extrait d’immatriculation pour participer à un appel d’offres privé.