Les 4 moyens de retrouver un extrait KBIS perdu

En cas de perte de l’extrait KBIS de votre entreprise, il est important de réagir rapidement car celui-ci est utile pour de nombreuses démarches quotidiennes (commande à un fournisseur, souscription d’un contrat, etc.). Pour ne plus vous retrouver dans cette situation, découvrez toutes les solutions pour renouveler rapidement un extrait KBIS perdu.

Avez-vous déjà eu un extrait KBIS avant de le perdre ?

Avant de faire une nouvelle demande, il est important de vous poser une question : votre entreprise a-t-elle déjà disposé d’un extrait KBIS ? En effet, seules les activités immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ont un extrait KBIS, et ce, quelle que soit leur forme juridique : SARL (Société à responsabilité limitée), SAS (Société par actions simplifiée), SNC (Société en nom collectif) ou encore SCI (Société civile immobilière). Par conséquent, la perte d’un extrait KBIS ne peut concerner qu’une société ou une entreprise commerciale, les autres activités ne pouvant pas disposer d’un tel document.

À défaut d’avoir perdu leur extrait KBIS, les autres activités ont une autre forme d’extrait d’immatriculation ou de preuve attestant de leur existence légale :

• l’extrait KBIS des artisans est appelé extrait D1 ;
• l’extrait KBIS des entreprises individuelles est l’extrait K ;
• l’extrait des agents commerciaux est l’extrait RSAC (Registre spécial des agents commerciaux) ;
• en l’absence d’extrait KBIS pour les professions libérales, ces dernières peuvent utiliser un avis de situation Sirene.

1. Recommander gratuitement un KBIS perdu sur MonIdenum

À condition que votre activité soit bien immatriculée au RCS, vous pouvez renouveler gratuitement votre extrait KBIS sur MonIdenum. Il s'agit d'une plateforme d'identité numérique permettant aux personnes physiques de justifier de leur identité dans différentes démarches. Pour obtenir un extrait KBIS gratuit sur ce service suite à la perte du précédent exemplaire, vous devez néanmoins suivre plusieurs étapes.

• Vérifier que vous êtes le représentant légal: MonIdenum ne peut être utilisé que pour demander l’extrait KBIS de l’entreprise dont vous êtes le représentant légal. Pour cela, il faut que votre nom ait été déclaré au Registre du commerce et des sociétés.
• Activer votre identité numérique : avant de renouveler votre extrait KBIS perdu, vous devez activer votre identité numérique sur MonIdenum, et ce, en transmettant un justificatif d'identité, un numéro de téléphone portable et une adresse e-mail.
• Rattacher votre entreprise : si votre nom figure bien au RCS, la plateforme va vous proposer de rattacher votre entreprise à votre profil. Il vous suffit de valider.
• Télécharger un KBIS gratuit : au sein de la rubrique « Kbis et Performances », vous pouvez télécharger gratuitement un nouvel extrait KBIS au format PDF.

2. Renouveler un extrait KBIS perdu sur DocumentKBIS

Si vous n’êtes pas le représentant légal de l’entreprise ou que vous n’avez pas activé votre identité numérique sur MonIdenum, vous pouvez utiliser DocumentKBIS pour renouveler votre extrait KBIS perdu. En tant que plateforme privée d’assistance, le site DocumentKBIS.com peut en effet se charger de votre demande d’extrait d’immatriculation à votre place, que vous souhaitiez l’extrait KBIS de votre propre entreprise ou d’une société tierce. Pour cela, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

• renseignez le SIRET, le SIREN ou le nom de l’entreprise ;
• sélectionnez l'entreprise que vous recherchez dans la liste des résultats ;
• indiquez votre adresse e-mail ;
• validez le paiement de l'extrait KBIS ;
• recevez votre nouveau KBIS par e-mail.

3. Demander un nouvel extrait du KBIS perdu au greffe

En France, ce sont les greffes des Tribunaux de commerce qui ont la responsabilité du Registre du commerce et des sociétés. En toute logique, ils sont donc en mesure de vous fournir un nouvel extrait d’immatriculation si vous avez perdu celui de votre entreprise. Pour obtenir un extrait KBIS de la part du greffe, vous devez néanmoins vous adresser obligatoirement au greffe du Tribunal de commerce dont dépend la société concernée.

L'attribution d'un greffe se fait en fonction de la situation géographique de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez renouveler un KBIS perdu. Pour l'identifier parmi les 134 greffes que compte la France, vous pouvez utiliser le site Infogreffe.fr afin de réaliser une recherche par commune. Une fois identifié, vous pouvez faire votre demande de deux manières différentes.

• Sur place: vous pouvez tout d’abord vous déplacer au greffe compétent afin de faire une nouvelle demande d'extrait KBIS, et ce, en fournissant les informations nécessaires à l'identification de l'entreprise (SIRET, raison sociale, etc.).
• Par courrier: votre demande de renouvellement d'un extrait KBIS perdu peut également être adressée par courrier. Pensez à l'accompagner des informations permettant d'identifier l'entreprise et d'un chèque à l'ordre du greffe du Tribunal de commerce concerné.

4. Télécharger un nouveau KBIS sur Infogreffe

En charge de regrouper les données collectées par les greffes des Tribunaux de commerce, dont les immatriculations au RCS, la plateforme Infogreffe.fr est en mesure de vous fournir un nouvel extrait KBIS si vous avez perdu l’ancien. Plusieurs étapes sont une nouvelle fois à suivre pour demander un KBIS sur Infogreffe :

• recherchez votre entreprise en renseignant une information la concernant (SIREN, dénomination commerciale, etc.) ;
• sélectionnez votre société dans la liste des résultats ;
• optez pour un envoi par courrier ou par voie électronique (e-mail ou téléchargement) ;
• indiquez le nombre d'exemplaires d'extrait KBIS que vous souhaitez ;
• réglez le prix de l'extrait d'immatriculation.