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Quelles sont les différences entre l’extrait K et KBIS ?

Quelles sont les différences entre l’extrait K et KBIS ?

Bien qu’ils permettent tous deux de justifier l’existence juridique d’une activité commerciale et qu’ils puissent être obtenus de la même manière, l’extrait K et l’extrait KBIS sont remis en fonction de la personnalité juridique de l’entreprise. Une différence certes minime, mais qu’il est important de connaître lors de la création d’une entreprise commerciale.

Extrait KBIS et K : une même obligation pour les entreprises commerciales

Bien qu’ils présentent certaines différences, l’extrait KBIS et l’extrait K ont un rôle similaire : prouver l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Ces deux documents servent en effet à justifier que la société est bien immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS), une démarche obligatoire lors de la création d’une activité commerciale. Prenant la forme d'un acte authentique, l'extrait KBIS et l'extrait K sont les seuls documents officiels qui permettent de prouver cette immatriculation.

Les extraits K et KBIS se rejoignent également sur un autre point : ils présentent tous les renseignements permettant d'identifier une entreprise inscrite au RCS. Véritables cartes d'identité de l'entreprise, ces deux justificatifs contiennent d'ailleurs de nombreuses informations similaires, dont :

  • la raison sociale de l'entreprise ;
  • sa forme juridique ;
  • son code NAF ;
  • le montant de son éventuel capital social ;
  • son adresse ;
  • la date de sa création ;
  • la nature de l'activité ;
  • les informations relatives à son dirigeant ;
  • ou encore le nom du greffe d'immatriculation.
Bon à savoir : alors que les entreprises commerciales sont immatriculées au RCS, les activités artisanales ont l’obligation de s’enregistrer au Répertoire des métiers (RM). En lieu et place de l’extrait K ou KBIS, les artisans doivent donc présenter un extrait D1 pour prouver leur existence juridique. Quant aux personnes ayant une activité libérale, elles n’ont pas besoin d’être immatriculées et, par conséquent, ne disposent pas d’un document équivalent aux extraits K, KBIS et D1.

Extrait K et KBIS : une différence de statut juridique

Malgré ces nombreuses similitudes, l’extrait KBIS et l’extrait K présentent une différence de taille : leur attribution dépend de la personnalité juridique de l'entreprise. Deux cas de figure sont donc possibles.

  • L’extrait K pour les personnes physiques : en droit, les micro-entrepreneurs et les entreprises individuelles sont considérés comme des personnalités physiques. À ce titre, elles peuvent prouver leur immatriculation au RCS grâce à l'extrait K, à condition qu'elles aient une activité de nature commerciale.
  • L’extrait KBIS pour les personnes morales : toutes les formes de sociétés commerciales sont considérées comme des personnes morales, à l'image des SARL, des EURL, des SA ou encore des SAS. Pour leur part, c’est l’extrait KBIS qui leur permet de justifier leur existence juridique.

Bon à savoir : dans le cas d’un établissement secondaire, un autre document permet de prouver son immatriculation au RCS. Il s’agit de :

  • l’extrait L pour les personnes physiques ;
  • l’extrait LBIS pour les personnes morales.

Extrait K et KBIS : aucune différence d’usage

Bien qu'ils s'adressent à des personnalités juridiques différentes, l'extrait KBIS et l'extrait K ont un autre point commun : ils ne sont pas confidentiels. Les informations qu'ils présentent étant de nature publique, ces deux documents peuvent être demandés ou consultés par n'importe qui. Pour avoir une valeur, il est généralement exigé que le justificatif date cependant de moins de 3 mois.

De plus, l'extrait K et l'extrait KBIS sont généralement utiles pour les mêmes motifs, que le document soit obtenu par le dirigeant de l'entreprise ou par un tiers. En effet, de nombreuses raisons peuvent justifier une demande d'extrait KBIS ou K :

  • l'entreprise souhaite candidater à un appel d'offres public ;
  • le dirigeant désire ouvrir un compte bancaire professionnel ;
  • l'entreprise achète du matériel professionnel ;
  • la société souscrit un contrat professionnel (téléphonie, assurance, etc.) ;
  • un tiers veut se renseigner sur la situation de l’entreprise (concurrent, client, etc.).
À noter : la loi Pacte a modifié les règles entourant l’extrait KBIS. À compter du 23 novembre 2021, il ne sera plus nécessaire de présenter ce document pour réaliser 55 démarches administratives, dont l’ouverture d’un commerce de détail, l’inscription à l’INPI ou encore la souscription d’un abonnement d’électricité. À la place, l’entreprise aura simplement besoin de fournir son SIREN.

Extrait KBIS et extrait K : une obtention identique

Il n'existe pas non plus de différences en ce qui concerne les modalités d'obtention de l'extrait K et KBIS, que le justificatif soit demandé par le représentant de l’entreprise ou par un tiers. En effet, vous disposez principalement de 4 solutions pour obtenir l’un ou l’autre de ces documents.

  • MonIdenum: à condition d’avoir activé son identité numérique, cette plateforme permet d’obtenir gratuitement l’extrait K ou l’extrait KBIS de sa propre entreprise. En revanche, ce service ne permet pas de demander le justificatif d’une société dont vous n’êtes pas le représentant légal.
  • Infogreffe: ce site a pour mission de regrouper les informations obtenues par les greffes des Tribunaux de commerce, en charge notamment du Registre du commerce et des sociétés. Infogreffe.fr vous permet ainsi d’obtenir l’extrait K ou KBIS de n’importe quelle entreprise (par courrier ou au format électronique), mais aussi de vous abonner à un service d’envoi périodique (pour le recevoir tous les 3 mois par exemple). À la différence de MonIdenum, ce service est néanmoins payant.
  • Le greffe du Tribunal de commerce : vous pouvez également vous adresser au greffe dont dépend l’entreprise pour laquelle vous souhaitez obtenir un extrait K ou KBIS. Le document – payant une nouvelle fois – pourra être envoyé par courrier ou vous être directement remis en main propre.
  • Document KBIS : vous pouvez enfin déléguer votre demande d’extrait KBIS ou d’extrait K à DocumentKBIS. Faisant office d’intermédiaire, la plateforme se chargera d’obtenir le document en votre nom, avant de vous le transmettre par courrier électronique.