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Les avantages du service

Tout savoir sur l’extrait KBIS

Indispensable pour les entreprises commerciales, l’extrait KBIS fait office de carte d’identité de la société. Il indique notamment son identité, la nature de son activité ou encore son adresse. Présentation, utilité et demande : découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le KBIS.

Qu’est-ce qu’un KBIS ?

Le KBIS est un document officiel permettant de justifier l’existence juridique d’une entreprise commerciale ou d’une société. À ce titre, il prend la forme d’une photographie de la situation juridique d’une société à un instant T. Aussi appelé extrait KBIS, il prouve que l'entreprise est bien immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS), une démarche obligatoire lors de la création d'une activité commerciale.

Le KBIS d'une société doit obligatoirement être fourni dans différentes occasions, notamment pour candidater à un appel d’offres public. L'extrait KBIS devra alors généralement dater de moins de 3 mois pour être valide. Il est possible de l'obtenir en s'adressant directement au greffe du Tribunal de commerce dont l'entreprise dépend ou en confiant sa demande à un prestataire, tel que DocumentKBIS pour la somme de 69,00€ TTC,

À quoi sert l’extrait KBIS ?

Une entreprise ou société commerciale a l’obligation de s’inscrire au Registre du commerce et des sociétés (RCS) suite à sa création. En plus de fournir différentes informations essentielles, l’extrait KBIS permet de prouver officiellement que l’entreprise est bien immatriculée au RCS. Ce document pourra également vous être demandé pour divers motifs :

• ouverture d’un compte bancaire professionnel ;
• réponse à un appel d’offres public ;
• achat auprès d’un fournisseur professionnel.

Quelles informations contient un extrait KBIS ?

Véritable carte d’identité de l’entreprise, l’extrait KBIS regroupe toutes les informations figurant au Registre du commerce et des sociétés. À ce titre, il présente :

• le nom du greffier du tribunal de commerce ayant signé l'immatriculation ;
• la dénomination sociale de l'entreprise ;
• son numéro SIREN ;
• son code APE ou NAF ;
• sa forme juridique (EURL, SARL, etc.) ;
• le montant de son capital social ;
• l'adresse du siège de l'entreprise et de ses éventuels autres établissements ;
• la durée d'existence de la société ;
• sa date de création ;
• la nature de l'activité ;
• l'adresse du ou des sites Internet de l'entreprise ;
• les renseignements relatifs au dirigeant, aux administrateurs et aux commissaires aux comptes (nom, prénom, fonction, etc.).
• les éventuelles autorisations nécessaires pour les professions réglementées ;
• et l'historique des décisions du Tribunal de commerce (liquidation, redressement, etc.).

Qui doit avoir un extrait KBIS ?

Toutes les entreprises immatriculées au Registre du commerce et des sociétés doivent disposer d'un extrait KBIS, a minima pour prouver leur immatriculation au RCS. Cela concerne toutes les entreprises commerciales et les sociétés, dont :

• les entreprises individuelles, dont les micro- entreprises commerciales ;
• les EURL (entreprises unipersonnelles à caractère limitée) ;
• les SARL (sociétés à responsabilité limitée) ;
• les SAS (sociétés par actions simplifiées) ;
• les SA (sociétés anonymes) ;
• les SNC (sociétés en nom collectifs) ;
• les SC (sociétés civiles) ;
• les GIE (groupements d’intérêts économiques).

La demande d’extrait KBIS

Vous pouvez demander l’extrait KBIS d’une entreprise en ligne, par courrier ou auprès du greffe du Tribunal de commerce. Découvrez les démarches à réaliser pour obtenir un KBIS et son prix.

Qui peut demander un extrait KBIS ?

Les informations étant de nature publique, tout le monde a le droit d’obtenir l’extrait KBIS d’une entreprise immatriculée au RCS, que celle-ci appartienne à la personne en faisant la demande ou non. À titre d’exemple, l’extrait KBIS pourra être fourni :

• au dirigeant de l’entreprise commerciale ou à son représentant ;
• au micro-entrepreneur qui souhaite obtenir l’extrait K de sa micro-entreprise ;
• à n’importe quelle personne souhaitant obtenir l’extrait K ou KBIS d’une entreprise immatriculée au RCS.

Qui est autorisé à délivrer un extrait KBIS ?

Par défaut, la délivrance d’un extrait KBIS est la compétence du greffe du Tribunal de commerce. En charge de la gestion du Registre du commerce et des sociétés, cet organisme gère également l’immatriculation des entreprises commerciales et l’édition des documents officiels des sociétés (KBIS, statuts, actes, comptes annuels, etc.). Toutefois, vous pouvez également demander un extrait KBIS auprès d’autres interlocuteurs, dont :

• le site Infogreffe ;
• la plateforme MonIdenum ;
• un site tiers, tel que DocumentKBIS.com.

Comment commander un extrait KBIS en ligne ?

Vous pouvez obtenir un extrait KBIS sur Internet de trois manières différentes.

• directement sur place ;
• ou par courrier, notamment en transmettant votre demande par voie postale et en l'accompagnement d'un chèque à l'ordre du greffe du Tribunal de commerce compétent.

Comment demander un extrait KBIS par courrier ?

Vous disposez de deux solutions principales pour commander un extrait KBIS par courrier.

• Demander au greffe du Tribunal de commerce : vous pouvez tout d'abord adresser votre demande au greffe du Tribunal de commerce dont dépend l'entreprise pour laquelle vous avez besoin d'un KBIS. Pour cela, vous devez identifier le greffe compétent, rédiger un courrier stipulant votre demande et permettant d'identifier la société recherchée et joindre un chèque de 4,18 €. Vous recevrez l'extrait KBIS sous 3 jours ouvrés en moyenne.
• Passer commande sur Infogreffe : vous pouvez aussi demander un extrait KBIS sur le site Infogreffe.fr. Il vous faut identifier l'entreprise que vous recherchez, opter pour un envoi par courrier et vous acquitter de 4,18 € lors de la validation de votre demande. Une fois encore, le document vous est transmis sous 3 jours ouvrés en moyenne.

Comment demander un KBIS en Alsace-Moselle ou dans les DOM-TOM ?

À la différence des sociétés installées en France métropolitaine, certaines entreprises commerciales ne dépendent pas du greffe de Tribunal de commerce. C'est le cas de celles qui sont immatriculées :

• en Alsace-Moselle ;
• en Guadeloupe ;
• en Guyane ;
• et en Martinique.

Pour obtenir l'extrait KBIS d'une entreprise immatriculée dans les DOM-TOM ou en Alsace-Moselle, vous devez adresser votre demande à la chambre commerciale du Tribunal judiciaire ou de proximité dont dépend la société concernée. Le plus souvent, cette demande peut uniquement être adressée par courrier.

Comment avoir un extrait KBIS toujours à jour ?

Bien qu'il ne dispose pas légalement d'une date limite de validité, l'extrait KBIS doit généralement dater de moins de 3 mois pour être accepté lors de vos démarches administratives ou professionnelles. Il peut donc être intéressant de toujours disposer d'un document à jour. À cette fin, vous pouvez vous abonner à un service d'envoi périodique de l'extrait KBIS sur Infogreffe.fr. Pour cela, vous devez simplement :

• identifier l’entreprise recherchée, à l’aide de son SIREN par exemple ;
• cocher la case « Envoi périodique » ;
• sélectionner la périodicité d'envoi ;
• valider votre commande.

Quel est le prix d’un extrait KBIS ?

Le tarif d'un extrait KBIS dépend du support via lequel vous faites votre demande. En 2022, le coût est de :

• gratuit si vous utilisez le service MonIdenum ;
• 2,69 € si vous le récupérez au greffe du Tribunal de commerce ;
• 4,18 € si vous demandez à le recevoir par courrier auprès d'Infogreffe ou du greffe du Tribunal de commerce ;
• 3,37 € pour un envoi au format électronique sur Infogreffe.fr ;
• 69 € pour un envoi via DocumentKBIS.

Peut-on avoir un extrait KBIS gratuitement ?

Oui, vous pouvez obtenir un extrait KBIS gratuit sur MonIdenum. Il s'agit d'un service d'authentification permettant aux personnes physiques de disposer d'une identité numérique officielle. Pour obtenir un KBIS gratuitement, vous devez :

• créer votre identité numérique sur MonIdenum.fr, en fournissant un justificatif d'identité, un numéro de téléphone portable et une adresse e-mail ;
• rattacher votre identité numérique aux entreprises pour lesquelles votre nom figure sur un registre officiel (RSC, RSAC, etc.) ;
• télécharger l'extrait KBIS de votre société.

Toutefois, vous pouvez obtenir un extrait KBIS gratuit uniquement pour une entreprise dont vous êtes le représentant légal. Par conséquent, plusieurs critères sont à remplir :

• vous devez demander un KBIS pour votre propre entreprise et non pour une société tierce ;
• votre entreprise doit être immatriculée sur un registre officiel, tel que le Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou le Registre spécial des agents commerciaux (RSAC) ;
• vous devez être désigné comme le dirigeant ou le représentant légal de l'entreprise au RCS ou au RSAC.

L’immatriculation des entreprises commerciales

Par définition, l’extrait KBIS est un document attestant de l’immatriculation d’une entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Or, toutes les entreprises ne sont pas soumises aux mêmes obligations d’immatriculation.

Qui doit s’immatriculer au RCS ?

Toutes les sociétés et les entreprises commerciales ont l’obligation d’être immatriculées au Registre du commerce et des sociétés. Cela concerne donc notamment :

• les entreprises individuelles commerciales, dont les auto-entreprises commerciales ;
• les Sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
• les Entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL) ;
• les Sociétés par actions simplifiée (SAS) et les Sociétés par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ;
• les Sociétés anonymes (SA) ;
• les Sociétés civiles (SC) et les Sociétés civiles professionnelles d'avocats (SCP d'avocats) ;
• les Sociétés en nom collectif (SNC) ;
• les Sociétés en commandite par actions (SCA) et les Sociétés en commandite simple (SCS) ;
• les Groupements d'intérêt économique (GIE) et les Groupements européens d'intérêt économique (GEIE) ;
• les Sociétés européennes (SE) ;
• les Sociétés à prépondérance immobilière à capital variable (SPPICAV) ;
• les succursales des sociétés étrangères ;
• les associations sans but lucratif ayant émis des obligations ;
• les Établissements publics français à caractère industriel et commercial (EPIC).

Bon à savoir : bien qu’elles aient toutes l’obligation d’être immatriculées au RCS, ces différentes entreprises ne disposent pas obligatoirement d’un extrait KBIS.

Quel est l’extrait KBIS d’un artisan ?

Contrairement aux entreprises commerciales, les entreprises artisanales doivent s'immatriculer au Répertoire des métiers (RM) en adressant leur demande à la Chambre de métiers et de l'Artisanat (CMA).

Alors que les sociétés se voient délivrer un extrait KBIS, les entreprises artisanales disposent d’un extrait D1. Il constitue la preuve de l'immatriculation au Répertoire des métiers. À ce titre, il présente notamment :

• le numéro SIREN ;
• l'identité du dirigeant ou du représentant légal ;
• la nature de l'activité ;
• le siège social de l'entreprise.

Bon à savoir : les entreprises artisanales ayant également une activité commerciale doivent à la fois s’immatriculer au Répertoire des métiers et au Registre du commerce des sociétés. Elles disposent ainsi d’un extrait D1 et d’un extrait KBIS.

Quel est l’extrait KBIS d’un auto-entrepreneur ?

À la différence des sociétés qui sont considérées comme des personnes morales, les entreprises individuelles sont considérées comme des personnes physiques. Cela concerne à la fois :

• les micro-entrepreneurs ;
• les entrepreneurs individuels (EI).

Les entreprises individuelles ont également l'obligation de s'immatriculer au Registre du commerce et des sociétés si elles ont une activité commerciale. En revanche, elles se voient délivrer un extrait K. Bien que son nom soit différent, ce justificatif d'immatriculation a la même valeur et le même rôle que l'extrait KBIS d'une personnalité morale.

Quel est l’extrait KBIS d’un agent commercial ?

Contrairement aux sociétés et entreprises commerciales, un agent commercial doit s'immatriculer au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC) et non au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce registre est lui aussi géré par le greffe du Tribunal de commerce.

Par conséquent, les agents commerciaux disposent d’un extrait RSAC prouvant leur immatriculation au Registre spécial des agents commerciaux : il a la même valeur et le même rôle que l’extrait KBIS pour les entreprises commerciales.

Quel est l’extrait KBIS d’un établissement secondaire ?

Suite à l’immatriculation au RCS d’un établissement secondaire, l’entreprise se voit attribuer un extrait LBIS. Bien qu'il ne concerne que les succursales d'une société, ce justificatif d'immatriculation a la même valeur qu'un extrait KBIS.

L'extrait LBIS ne concerne que les sociétés pouvant avoir un établissement secondaire, à savoir les personnes morales. Cela vaut notamment pour :

• les sociétés commerciales (SARL, SA, SASU, etc.) ;
• les sociétés en nom collectif (SNC) ;
• les groupements économiques (GIE, GEIE, etc.) ;
• les sociétés en commandite (SCA, SCS, etc.) ;
• les sociétés civiles (SCI, SCP, etc.).

Bon à savoir : les entreprises commerciales ayant une personnalité physique peuvent disposer d’un extrait L, et non pas d’un extrait LBIS. Cela concerne les entrepreneurs individuels ayant un ou plusieurs établissements secondaires.

Quelles sanctions si vous n’avez pas d’extrait KBIS ?

Comme le stipule l'article L8221-3 du Code du travail, l'absence d'immatriculation au RCS est considérée comme étant du travail dissimulé. À ce titre, plusieurs mesures et sanctions peuvent être prononcées à l'encontre de votre entreprise :

• une ordonnance pour procéder à l'immatriculation de la société dans les plus brefs délais ;
• une pénalité pour chaque jour de retard à compter de l'injonction d'immatriculation ;
• 4 500 € d'amende et 6 mois d'emprisonnement pour une déclaration volontairement inexacte ;
• 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une volonté manifeste de dissimuler l'activité (225 000 € pour une personne morale) ;
• interdiction de vote pendant 5 ans aux Tribunaux de commerce, aux Chambres de commerce et d'industrie et aux conseils des prud'hommes.

Bon à savoir : seule l'absence d'immatriculation au RCS constitue une infraction. Aucune sanction ne peut être prononcée à votre encontre si vous ne disposez pas d'un extrait KBIS à jour.

Comment demander un extrait KBIS de radiation ?

À compter de la fin de votre activité, vous disposez d'un mois pour demander votre radiation du Registre du commerce et des sociétés. Cette démarche vous permet d'obtenir un extrait de radiation, qui peut notamment servir pour :

• prouver que l'entreprise n'est plus en activité ;
• résilier les contrats souscrits par la société (téléphonie, assurance, etc.) ;
• informer les tiers de la situation administrative de l'entreprise.

Pour disposer d'un extrait KBIS de radiation, vous devez remplir un document, dont la nature dépend de votre activité :

• M4 pour les personnes morales (Cerfa 11685) ;
• P4 CM pour les commerçants et artisans individuels (Cerfa 11679) ;
• P4 PL pour les professions libérales et les vendeurs à domicile (Cerfa 11932) ;
• AC4 pour les agents commerciaux (Cerfa 14354) ;
• M4 agricole pour les personnes morales agricoles (Cerfa 11929) ;
• P4 agricole pour les personnes physiques agricoles (Cerfa 11936).

Une fois complété, votre formulaire de radiation au RCS doit être adressé :

• à la Chambre de commerce et d'industrie de votre département ;
• ou au greffe de Tribunal de commerce dont dépend l'entreprise.

Bon à savoir : votre demande de radiation du RCS, permettant la délivrance d’un extrait KBIS de radiation, peut aussi être réalisée en ligne. Vous pouvez notamment l'effectuer sur :

• Infogreffe.fr ;
• Guichet Entreprises ;
• e-Procédures de l'INPI.